Montar un escenario es una de las tareas claves cuando se va a celebrar un evento, pero esta tarea requiere ser planificada con mucho cuidado en su ejecución para asegurar el éxito del evento sin altercados. Desde el planteamiento del diseño hasta la instauración de medidas de seguridad y accesibilidad, todos las fases son imprescindibles para que el ambiente sea funcional y asombroso. Durante este artículo vamos a hablar de todos los pasos más relevantes para que el montaje sea adecuado y los asistentes puedan disfrutar de un evento excepcional.
¿Cuáles son tus necesidades?
Previamente al montaje es imprescindible entender cuáles son tus necesidades concretas. Para ello deberemos marcar con precisión nuestros requisitos, esto abrirá paso a diseñar un escenario acorde a las expectativas propias y de tus asistentes. Algunas de las preguntas que debes plantearte para encontrar cuáles son tus necesidades son:
- Tipo de evento: qué clase de evento estás organizando, si es un concierto, una representación de obra de teatro, una conferencia o cualquier otro tipo.
- Tamaño del evento: cuál es el número de asistentes al evento. Si el escenario debe tener una superficie en la que quepan todos los asistentes.
- Propósito del escenario: con qué fin deseas montar el escenario. Si en él se realizan presentaciones, actuaciones, discursos o incluso un mix de todos estos elementos.
- Requisitos técnicos: qué clase de iluminación sonido y proyección necesitas para el evento, cuál es la conexión eléctrica y acceso que requieren estos equipos.
- Espacio disponible: qué superficie está disponible para instalar el escenario y si estas superficies se encuentran en interior o exterior.
Diseño del escenario
El boceto del escenario es un factor clave para el éxito de todo evento, en esta etapa es donde se manifiesta la creatividad y se armoniza con la practicidad para elaborar un espacio que, no solamente sea llamativo o visualmente atractivo, sino que sea funcional y seguro para los asistentes. Cuando diseñes tu escenario debes tener en cuenta los siguientes elementos:
Iluminación y sonido
La iluminación y el sonido son clave y tienen una gran aportación al aura del evento y la experiencia que se vivirá en él. Estos son algunos de los elementos que deben tenerse en cuenta.
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- Iluminación: planea la iluminación correcta que haga brillar el escenario y cree el ambiente que quieres que tenga tu evento. Esto puede hacerse a través de la instalación de diferentes tipos de luces como luces principales, de fondo, focos, y efectos especiales para poner en relieve a los artistas.
- Sonido: corrobora que el sistema de sonido con el que cuentas tiene una calidad óptima para que la voz de los presentadores o los artistas esté amplificado de forma correcta. Debes tener en cuenta la estructura de la superficie ya que esto tendrá influencia en la acústica, y también distribuir los altavoces de forma que el sonido sea uniforme en todo el espacio.
- Equipos técnicos: contrata a profesionales en el mundo de la iluminación y el sonido para que los equipos que estos proporcionen sean correctos y puedan ser configurados de la manera adecuada. Al contar con estos profesionales puedes tener la posibilidad de incluir mesas de mezclas, altavoces, micrófonos, amplificadores y otros sistemas de controles de iluminación.
- Pruebas y ensayos: previamente al evento debes efectuar pruebas minuciosas tanto del sistema de iluminación como del sistema del sonido para poder así detectar si hay algún problema y poder solucionarlo a tiempo. Realiza ensayos también con las personas que van a intervenir en el escenario para garantizar que estén cómodos con el equipo que se va a utilizar.
Seguridad y Accesibilidad
La seguridad y la accesibilidad son elementos críticos que no deben en absoluto eludirse cuando estamos armando un escenario para utilizar en un evento. A continuación te dejamos algunos consejos fundamentales a tener en cuenta:
- Inspección del sitio: Con antelación a armar el escenario, inspecciona con detalle el lugar para localizar los riesgos que tiene, como pueden ser suelos resbaladizos, obstáculos en lugares de paso o condiciones que sean peligrosas para los asistentes.
- Estructura del escenario: Debes garantizar una estructura robusta y con estabilidad sobre la que levantar el escenario,que sea apta para aguantar el peso de todos los equipos y los intervinientes, así como otros elementos complementarios que vayan a instalarse en el escenario.
- Señalización: Es muy importante que los puntos importantes como salidas de emergencia, caminos de evacuación y cualquier riesgo que existe, estén correctamente señalizados dentro del recinto del escenario.
- Accesibilidad: El lugar debe ser accesible para personas de todas las condiciones de movimiento de forma inclusiva con las personas que padecen una minusvalía; esto implica el deber de instalar rampas, pasillos lo suficientemente anchos y zonas reservadas para sillas de ruedas.
- Personal de seguridad: Un buen equipo de seguridad con capacidad suficiente para supervisar el evento y dar solución rápida a problemas si surgen emergencias.
Teniendo en cuenta estos elementos y sabiendo tus necesidades estarás listo para planificar y armar un escenario que sea adecuado para tu evento y cumpla con tus requisitos.