Organizar un evento puede suponer un verdadero reto para aquellos que no cuentan con la experiencia adecuada. Todo evento debe tener una organización previa, seguir estos pasos puede suponer el éxito o el fracaso, sin duda lo mejor es contar con auténticos profesionales en gestión de eventos, pero con esta pequeña y rápida lista podrás tener una visión más clara sobre este apasionante mundo.
Define tu objetivo
Lo primero y más importante de un evento es saber el objetivo que quieres alcanzar con tu evento. ¿Qué quieres lograr realizando tu evento? Puede ser una conferencia, un seminario, una reunión corporativa, lanzamiento de productos, entre un sinfín de tipos de eventos. Por esta razón es tan importante definir tu objetivo, ya que te ayudará de forma significativa a establecer un enfoque claro y determinado para las necesidades específicas del evento.
Define tu presupuesto
Una vez hayamos definido por completo el objetivo de nuestro evento, el siguiente paso será definir nuestro presupuesto, ya que este es muy variable e influirá mucho en las futuras decisiones que tomemos a la hora de organizarlo. Este presupuesto deberá ser lo más detallado posible, incluyendo todos los gastos que se vayan a dar en el evento, desde honorarios hasta la publicidad y posibles gastos imprevistos. Con un presupuesto bien definido podremos controlar los costos y evitar posibles sorpresas.
Detalla el programa y todas las fases
Una vez contamos con nuestro objetivo y el presupuesto que tenemos para conseguirlo, debemos comenzar a detallar el programa con todas las fases que vaya a tener el evento. Comenzaremos con la recepción de los invitados y llegaremos hasta el cierre del evento, asegurándonos de que cada uno de nuestros invitados tengan una experiencia lo más agradable posible. Incluyendo aquí los tiempos de cada actividad, descansos, comidas y cualquier otra fase que se vaya a producir en el evento.
Público y lista de invitados
Cuando ya tenemos todo lo anterior bien definido, procederemos a definir la lista de invitados y público. Es importante definir aquí aquellas personas que son indispensables para nuestro evento, por ejemplo empleados, clientes importantes o socios comerciales, sin olvidar de la prensa y otras partes que puedan ser de nuestro interés. Envía las invitaciones con una buena antelación para asegurarnos de que todos los invitados puedan hacer un hueco en su agenda para nuestro evento y realiza un seguimiento sobre su asistencia para no llevarte sorpresas o poder cubrir esos huecos con otros asistentes.
Fecha y Lugar
Otro aspecto fundamental es la fecha y el lugar del evento, esto será indispensable para conseguir una mayor asistencia. Intenta evitar fechas que puedan coincidir con otros eventos importantes para no perjudicar la asistencia de invitados y asegúrate también de elegir un lugar que sea lo más accesible para tus invitados.
Además intenta todo lo que sea posible para que tu lugar cuente con todas las necesidades para poder llevar a cabo las actividades que habías pensado para tu evento, considerando el tamaño, el equipo disponible y cualquier otra restricción logística que pueda darse.
Puesta en escena
Uno de los pasos más importantes es la puesta en escena, ya que esta será indispensable para contar con la atmósfera del evento que deseemos transmitir. En este momento organizaremos todo lo relacionado con la decoración del evento, como la iluminación, el propio sonido y cualquier otro elemento que sea visual o auditivo para poder conseguir un ambiente perfecto.
En este proceso es importante determinar cómo queremos que se sientan nuestros invitados, y deberemos trabajar lo máximo posible para que esa sensación se llegue a materializar. La cohesión que obtendremos con todos estos elementos de los que hemos hablado será clave para contar con una presentación lo más atractiva y profesional posible.
Contrata equipos audiovisuales
Dentro de un evento uno de los factores más importantes a tener en cuenta es el sonido y el video. La tecnología audiovisual que contemos tendrá mucho que ver en la calidad que los invitados perciban de nuestro evento. Contar con un buen equipo audiovisual puede ser determinante en el éxito de nuestro evento. Esto incluye desde equipos de sonidos, pantallas, proyectores, micrófonos de calidad, y cualquier tipo de equipo que sea necesario para tener una presentación exitosa.
En Video Promoción somos auténticos especialistas en alquiler de equipos audiovisuales. Si estás pensando en montar un evento no dudes en contactar con nosotros, nuestro equipo de profesionales te ayudará en todo el proceso para conseguir un evento de calidad y sin sorpresas, no lo dudes más y contacta con nosotros hoy mismo.